ELEMENTOS DEL CONTROL (Parte 3)

ESTUDIO DE TIEMPOS Y MOVIMIENTOS

El estudio de tiempos y movimientos es una herramienta para la medición de trabajo utilizado con éxito desde finales del Siglo XIX, cuando fue desarrollada por Taylor. A través de los años dichos estudios han ayudado a solucionar multitud de problemas de producción y a reducir costos

DEFINICIONES DE ESTUDIO DE TIEMPOS:

actividad que implica la técnica de establecer un estándar detiempo permisible para realizar una tarea determinada, con base en la medición delcontenido del trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y lasdemoras personales y los retrasos inevitables.

ESTUDIO DE MOVIMIENTOS

análisis cuidadoso de los diversos movimientos queefectúa el cuerpo al ejecutar un trabajo.

ANTECEDENTES

Fue en Francia en el siglo XVIII, con los estudios realizados por Perronet acerca de la abricación de alfileres, cuando se inició el estudio de tiempos en la empresa, pero no fue si no hasta finales del siglo XIX, con las propuestas de Taylor que se difundió y conoció esta técnica, el padre de la administración científica comenzó a estudiar los tiempos a comienzos de la década de los 80's, allí desarrolló el concepto de la "tarea", en el que proponía que la administración se debía encargar de la planeación del trabajo de cada uno de sus empleados y que cada trabajo debía tener un estándar de tiempo basado en el trabajo de un operario muy bien calificado. Después de un tiempo, fue el matrimonio Gilbreth el que, basado en los estudios de Taylor, ampliará este trabajo y desarrollara el estudio de movimientos, dividiendo el trabajo en 17 movimientos fundamentales llamados Therbligs (su apellido al revés).

OBJETIVOS DEL ESTUDIO DE TIEMPO

·      Minimizar el tiempo requerido para la ejecución de trabajos

·      Conservar los recursos y minimizan los costos

· Efectuar la producción sin perder de vista la disponibilidad de energéticos o de laenergía

·         Proporcionar un producto que es cada vez más confiable y de alta calidad delestudio de movimientos

·         Eliminar o reducir los movimientos ineficientes y acelerar los eficientes

ELEMENTOS DEL CONTROL (Parte 2)

AUDITORIAS

Podemos definir a la auditoria administrativa como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:

" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales".

Mientras que Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.

El aspecto distintivo de estos diversos usos del termino, es que cada caso de auditoria se lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoria para la dirección superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras partes.

ELEMENTOS DEL CONTROL

ELEMENTOS DEL CONTROL

1. EL CONTROL

Informe. Propósito y uso de informes. Investigación realizada en torno al uso de los informes en el área de administrativa de una organización. Tipos de informes. Características. Normas para la redacción. Creación para la estructura de informes en una organización.

El propósito de los informes

En los sistemas organizacionales y en los de hombre-maquina, los elementos de la toma de decisiones rara vez son suministrados de manera automática y gratuita con los datos: éstos han de ser recuperados u obtenidos selectiva mente de una o de las tres fuentes siguientes:

1.    El Ambiente

2.    El sistema de almacenamiento ideado para el sistema operativo

3.    Situaciones actualizadas (operación de laboratorio u otra controlada de manera similar)

Pueden resultar extremadamente difíciles los métodos con que se recaba información de las tres fuentes para operar un sistema. Los costos de clasificar la información y de escribir las especificaciones destinadas a la recuperación aumenta rápidamente al volverse más complejos ambos aspectos.

Informe.

Es un instrumento cuya finalidad es informar a una o varias personas, ya sea de manera oral o escrita. (Alfonso D’ Santiago)

Son registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de decisión. (Murdick, Robert G.)

MI PROYECTO DE VIDA (Parte 2)

      

AUTOBIOGRAFÍA. 

¿Quien soy?

Soy estudiante de la Universidad Nacional de Trujillo, estudio la carrera profesional de Trabajo Social. 

trato de ser responsable, soy muy amigable y solidaria.

¿Quiénes han sido las personas que han tenido mayor influencia en mi vida y de qué manera?

Mi padres, ya que han sido ellos hasta el momento quienes me apoyan no solo economicamente si no quienes me brindan ese amor incondicional, el cual me ayuda para seguir adelante a pesar de las adversidades.

¿Cuáles han sido mis intereses desde la edad temprana?

Mostrarme siempre como soy, ser humilde y lograr todo lo que me propongo.

¿Cuáles han sido mis decisiones más significativas?

Prepararme para ingresar a la universidad hasta QUE LO CONSIGA.

  RASGOS DE MI PERSONALIDAD.

                                                                                                               

Aspecto físico:

Gustos.- Mis ojos, mis labios, mi cabello.  

No Gustarme.- Estoy gordita.

 Relaciones Sociales:

Gustos.- conocer a personas muy inteligentes pero divertidos, amables, humildes y sobre todo que sepan respetar a los demas.

No Gustarme.- Que sean hipócritas y enojones

Vida espiritual:

creo en un ser supremo, que es Dios.

Vida emocional:

Amigable, honesta, confiada.

No Gustarme.- soy muy llorona y me afecta mucho los problemas.

Aspectos intelectuales:

soy perseverante, responsable con las tareas, trabajos encomendados.

  MI VISIÓN:

Que dentro de deis años sea una profesional de calidad, competente, capacitada para afrontar  cualquier tipo de reto que en el campo laboral sin olvidar los valores . y sobre todo sacar adelante a mi familia, tener mi propia familia  y vivir feliz.

  MI MISIÓN:

 

Mi mision es esforzarme al maximo en la universidad, paar poder lograr todo loo trazado y ser el orgullo de mi familia.

Misi

MI PROYECTO DE VIDA

FORTALEZAS	DEBILIDADES
§  Soy una persona muy amigable, divertida. §  Comprometida con mis responsabilidades. §  Soy solidaria. §  Soy perseverante. §  Mi familia mi apoyo no solo económico si no afectivo. §  Considero y Quiero mucho a mi familia y a  mis amigos	§  Soy muy celosa con mis seres queridos (familia, amigos). §    §  Soy una persona muy sensible ante los problemas, lloro  fácilmente. §  Me afecta  mucho lo que digan las personas  sobre mi mucho más si son personas que aprecio. §  soy muy nerviosa y me preocupo  con facilidad.
OPORTUNIDADES	AMENZAS
§  Actualmente estoy estudiando en la universidad nacional de Trujillo, la carrera profesional de trabajo social, estoy en la mitad de la carrera, estoy ganado experiencia y cada ciclo que pasa amo mas mi carrera	§  Me enfermo con facilidad Sufro de fuertes dolores de cabeza. §  Dependo económicamente de mis padres, y su situación no es muy favorable ya que no tienen un trabajo fijo y por ende los ingresos tampoco son estables varían.

LA CUMBRE DEL ASPA

LA CUMBRE DEL ASPA

Los días 1° y 2 de octubre del 2012, Lima  será sede de la III Cumbre de Jefes de Estado y de Gobierno de América del Sur y Países Árabes (ASPA), así como de la Reunión del Consejo de Ministros de Relaciones Exteriores de esos países. Estos eventos estarán acompañados de una serie de  importantes actividades culturales y de un Foro Empresarial árabe-sudamericano. 

            Desde sus orígenes coloniales, los países de América del Sur comparten muchos rasgos culturales con la milenaria civilización árabe, transmitidos a  través de la cultura ibérica del siglo XV.  Luego,  la distancia geográfica y los avatares históricos nos llevaron por caminos diferentes durante la etapa de formación y consolidación de los respectivos Estados-Nación. Pero en la actualidad esos caminos de la historia son convergentes, ya que ambas regiones comparten el mismo interés por el progreso económico y social,  la preservación del medio ambiente y el diálogo intercultural, como medios para alcanzar el desarrollo sustentable y consolidar la paz mundial, a los que aspiran por igual.

Adicionalmente, las dos regiones han venido registrando en las últimas décadas avances económicos y técnicos importantes, que pueden enriquecerse mediante un incremento del intercambio recíproco de cooperación técnica, comercio e inversión en sectores claves, tales como el manejo de recursos hídricos, la agricultura y alimentación, la energía y la infraestructura en los transportes, las telecomunicaciones y el turismo.
 

En la esfera política, algunos países miembros de ASPA necesitan solidaridad y apoyo para consolidar los procesos de reformas democráticas y reconstrucción  que han emprendido. La III Cumbre ASPA es el foro ideal para que sus socios árabes y sudamericanos expresen ese apoyo y lo materialicen mediante mecanismos de cooperación Sur-Sur. 

Por estas razones, el Perú entero da la más cálida bienvenida a los Jefes de Estado y de Gobierno que lo honran con su visita, y a todos los representantes de América del Sur y de los Países Árabes que asisten a esta III Cumbre ASPA y a sus actividades asociadas, en lo que será una gran celebración con asistencia de personalidades e instituciones de la mayor influencia en las esferas política, económica, empresarial y cultural de las dos regiones.

A los protagonistas de este acontecimiento, y a todos los que de un modo u otro participan en él, les deseamos éxitos, prosperidad y paz, en la década que se inicia con este fraternal y fecundo encuentro de civilizaciones.

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE LA ORGANIZACION

técnicas y herramientas de  la organización

ORGANIGRAMAS 

Organigramas: Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.. Las principales son las siguientes: 
• Organigramas. 
• Manuales. 
• Análisis de puestos. 
Conocidas también como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella. 
Los organigramas pueden clasificarse en: 


Organigramas Por su objetivo Por su área Por su contenido 

• Estructurales. Muestra sólo la estructura administrativa de la empresa. 
• Funcionales, Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. 
• Especiales. Se destaca alguna característica. 
• Generales. Presentan toda la oarganización; se llaman también cartas maestras. 
• Departamentales. Representan la organización de un departtamento o sección 
• Esquemáticos. Contienen sólo los órganos principales, se elaboran para el público, no contienen detalles. 
• Analíticos. Más detallados y técnicos. 

Extisten tres formas de representar los organigramas: 
Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo. 

Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha. 

Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferiaMixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical. 


MANUALESManuales: Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser: 
• De políticas, 
• Departamentales, 
• De bienvenida, 
• De organización, 
• De procedimientos, 
• De contenido múltiple, 
• De técnicas y 
• De puesto. 
Son de gran utilidad ya que: 
• Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa. 
• Delimitan actividdes, responsabilides y funciones. 
• Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer. 
• Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa. 
• Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. 
• Son una base para el mejoramiento de sistemas. 
• Reducen costos al incrementar la eficiencia. 
Formato e indice de los manuales El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria e temas: 
• Indice. 
• Objetivos y antecedentes del manual. 
• Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente. 
• Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual. 
• Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible. 
• Redacción clara, conncisa y ordenada. 
• Complementarse con gráficas. 

Manuales de organización Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen: 
• Finalidad de cada elemento de la organización. 
• Declaración de funciones. 
• Glosario de términos utilizados. 
Contienen: 
• Objetivos generales de la organización. 
• Políticas generales. 
• Glosario de términos administrativos. 
• Nombres de áreas o departamentos y puestos. 
• Procedimientos de organización. 
• Responsabilidades de los altos niveles. 
• Funciones. 
• Cartas de organización. 
• Descripción de puestos. 
• Introducción y objetivos del manual. 
• Historia de la empresa. 

Manuales departamentales Contienen: 
1. Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus secciones básicas. 
2. Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente. 
3. Carta de organización general y departamental. 
4. Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental. 
5. Análisis de puestos. 
6. Gráficas de proceso, y de flujo. 
Ventajas: 
• Describen el funcionamiento de un departamento. 
• Se emplean para dar instrucciones en el departamento. 
• Presentan el flujo de trabajo. 
• Delimitan funciones, actividades y responsabilidades. 
• Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento. 

Manuales interdepartamentales Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información: • Comprenden a todos los departamentos de la organización. 
• Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos. 
Diagramas de procedimiento o de flujo 
También se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. Los diagramas de procedimiento premiten: • Una mayor simplificación del trabajo. 
• Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones par una mejor circulación física. 
• Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso. 
• Eliminar demoras. 
• Una mejor distribución de la planta. 
Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento. 
• Gráfica de flujo de operaciones. 
• Gráficas esquemáticas de flujo. 
• Gráfica de ubicación de equipo. 
• Gráfica de flujo de formas. 

En los diagramas de flujo se utilizan los siguientes símbolos: • (O) Un círculo: que significa operación. Se dice que hay operación cuando algo está siendo creado, cambiando o añadiendo, es decir, cuando se modifican las características de ese algo. 
• Un rectángulo: que significa inspección. Cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado, sin ser alterado en sus características. 
• (---> Una flecha hacia la derecha: que significa acto de mover de un lugar a otro. 
• Media elipse: significa espera o demora, Etapa en que algo permanece ocioso en espera de que algo acontezca. Tamgbién se le llama almacenamiento o archivo temporal. 
• (Triangulo: Almacenamiento. Cuando se almacena o archiva algo para ser guardado con carácter definitivo. 

Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento 
Para la elaboración de un diagrama de procedimiento es conveniente seguir en forma ordenada la siguente secuencia. 
1. Escoger el procedimiento por realizar. 
2. Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán d de utilizarse. 
3. Analizar el trabajo. 
4. Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo. 
5. Establecer el procedimiento más factible. 
6. Presentar la proposición. 
7. Obtener la aprobación. 
8. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos. 
9. Implantar el nuevo procedimiento. 
10. Observar el procedimiento implantado. 
11. Preparar una guía de adelantos logrados. 
12. Llevar registros adecuados de realización. 
Carta de distribución del trabajo o de actividadesA través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas. Ventajas: • Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden. 
• Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo. 
• Normaliza y estandariza procedimientos. 
• Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos. 
• Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad. 
Formulación Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo es necesario seguir los pasos que siguen: 1. Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona. 
2. Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o sección. 
3. Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución de actividades. 
4. Se complementa la información con la observación y la entrevista. 
5. Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona. 
6. Se analiza el cuadro para saber qué puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, etc. 
7. Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro. 



EL ANÁLISIS DE PUESTOS 
Analizar significa "separar y ordenar. La técnica del análisis de puestos, por lo tanto, en reglas que se da para separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con la ayuda de las normas de la lógica y la gramática. 
Dichas técnicas se aplican en tres aspectos: 1. Cómo obtener los datos de lo que constituye el puesto. 
2. Cómo ordenar dichos datos. 
3. Cómo consignar los mismos. El análisis comprende: La descripción del puesto, o sea la determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer, y la especificación del puesto, o sea la enunciación precisa de lo que el trabajador requiere para desempeñarlo con eficiencia. 

En la descripción distingue: 1) El encabezado o identificación, que contiene: a) el título; b) la ubicación; c) el instrumental; df) la jerarquía: de quien depende, a quiénes manda; contactos permanentes internos y externos. 
2) La descripción genérica, que es una definición lo más breve y precisa que sea posible 
3) La descripción específica, donde se detalla cada operación, con estimación aproximada del tiempo que requiere. Estas operaciones se clasifican en: permanentes, periodicas y eventuales. 
En la especificación se ponen los requisitos que deben llenar quien ocupe el puesto, concentrados en cuatro grandes factores: habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo. Estos se subdividen en otros más específicos, tales como bienes, equipo o trámites, medio ambiente y riesgos.